Razones por las que se deben llevar a cabo reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo constituyen una herramienta de gran valor para coordinar equipos, compartir información y tomar decisiones dentro de una organización. Sin embargo, para que realmente resulten útiles es necesario definir su propósito, convocar a las personas adecuadas y mantener una estructura clara.

En este artículo conocerás para qué sirven, por qué son importantes, cuáles son los principales tipos y qué aspectos conviene considerar para organizar reuniones más efectivas.

¿Qué son las reuniones de trabajo?

Son encuentros en los que dos o más personas se reúnen, de manera presencial o virtual, para compartir información, analizar una situación, tomar decisiones, coordinar actividades o avanzar hacia un objetivo común.

Dentro de una empresa pueden utilizarse para revisar el progreso de un proyecto, solucionar problemas, generar nuevas ideas, establecer responsabilidades o mantener alineados a los integrantes de un equipo. Sin embargo, una reunión solo resulta útil cuando existe un propósito claro y las personas convocadas necesitan participar realmente en la conversación o en la toma de decisiones.

Por esta razón, antes de organizar una reunión conviene preguntarse qué resultado se pretende obtener y si ese objetivo requiere reunir al equipo o puede resolverse mediante otra forma de comunicación.

Para realizar reuniones eficientes y constructivas es conveniente tomar en consideración lo siguiente:

La duración de una reunión debe depender de su objetivo y complejidad. En general, conviene evitar encuentros más largos de lo necesario y establecer de antemano una agenda, un propósito y un tiempo aproximado para cada tema. Herramientas de gestión del trabajo como Asana también recomiendan estructurar las reuniones alrededor de objetivos concretos y evitar aquellas que pueden sustituirse por otra forma de comunicación.

Definir un objetivo concreto antes de comenzar. La reunión debe tener un propósito claro, ya sea resolver un problema, revisar avances, tomar decisiones, compartir información o coordinar próximas acciones.

Invitar únicamente a las personas necesarias. Incluir demasiados participantes puede dificultar la conversación y alargar innecesariamente el encuentro. Lo ideal es convocar a quienes realmente puedan aportar información, tomar decisiones o ejecutar las acciones acordadas.

Concluir con acuerdos y próximos pasos. Una reunión útil debería terminar con decisiones claras, responsables asignados y, cuando sea necesario, fechas de seguimiento para evitar que los temas tratados queden solamente en la conversación.

La preparación y la disciplina son vitales y ayudan también a que las reuniones sean prácticas y centradas en las tareas.

¿Por qué son importantes en una empresa?

Debido a los constantes cambios en el medio laboral, es poco común que una sola persona tenga toda la información necesaria e indispensable para analizar un problema y adoptar una decisión asertiva.

Por ello, ejecutar una reunión laboral puede ser una oportunidad para poner en práctica una nueva estrategia; proporcionar la posibilidad de solucionar un gran número de necesidades, tanto de la organización como de los individuos, compartir ideas, expresar sentimientos y apoyo mutuo; además contribuyen a que las personas se comprometan con los resultados de las ideas que han contribuido a generar.

No obstante aún con las potenciales bondades de las reuniones, en la práctica diaria se ven demasiados casos de reuniones que significan un despilfarro de tiempo, dinero y de energía sin mayores beneficios.

Consejos para realizar reuniones de trabajo efectivas

Toda reunión debe responder a seis aspectos fundamentales:

1. Una reunión define al equipo. Los que asisten deben estar unidos por el mismo objetivo o la misma situación.
2. Una reunión es donde el equipo revisa, actualiza y acrecienta conocimientos para lograr una mejor forma de hacer las cosas y aumentar la rapidez y eficiencia de las comunicaciones entre los miembros.
3. Una reunión contribuye a la comprensión de los objetivos de la empresa.
4. Una reunión crea en el equipo compromiso con las decisiones que se toman y con los objetivos que éstas persiguen.
5. La reunión es el momento en que el equipo trabaja como tal y se ve al líder guiando a ese equipo.
6. Una reunión es el momento-espacio en que afloran las posiciones y el juego de fuerzas.

3 Principios clave con los que debe contar toda reunión de trabajo

• Mantén e incrementa en todo momento la autoestima del equipo.
• Escucha y responde con empatía.
• Solicita ayuda cuando sea necesario y alienta la participación de todos.

Tipos de reuniones de trabajo

1. REUNIÓN INFORMATIVA: Su objetivo es brindar información necesaria a los miembros de un equipo para que puedan cumplir con un objetivo determinado.
2. REUNIÓN INSTRUCTIVA: Su finalidad es formar a los miembros del equipo y suministrarles la información que les capacitará para trabajar con mayores conocimientos.
3. REUNIÓN CREATIVA: Su propósito es estimular a los miembros a descubrir nuevos métodos o soluciones.
4. REUNIÓN DECISORIA: Está orientada a realizar planes y tomar decisiones.
5. REUNIÓN DE CONSULTA: El sentido de esta reunión es que quien tiene la responsabilidad por una decisión pide consejo y sugerencia