Como delegar tareas al equipo de trabajo y cumplir objetivos más rápido

En este post te mostramos como delegar tareas al equipo de trabajo y cumplir objetivos más rápido, desde la forma de evaluar la carga y cantidad de trabajo hasta evaluar el potencial de tus empleados para identificar qué actividades asignar.

¿Qué es delegar?

Para poder realizar esta actividad, primero debemos comprenderla. Delegar es el proceso de pedir a alguien que realice una tarea sin dejar de tener la responsabilidad sobre dicha tarea. Delegar abarca desde asignarle a alguien una tarea cotidiana simple hasta designar a alguien líder de un proyecto complejo.

Beneficios de delegar tareas al equipo de trabajo de forma eficaz

Delegar es una interacción muy importante que se basa en tres factores: el responsable de delegar, la persona a la que le asignas una tarea y la organización donde reside la interacción.

Como líder y responsable de delegar, te encargarás de que el proceso funcione adecuadamente. Delegar de forma eficaz tiene varias ventajas para ti, tus empleados y tu empresa.

Se piensa que hay solo una fase: asignas una tarea a unos empleados y ellos la llevan a cabo. Pero, en realidad, delegar con éxito es mucho más complejo. Requiere que tengas conocimientos tanto en gestión de proyectos como en habilidades de comunicación.

Delegar eficazmente te puede convertir en un mejor jefe. Al mejorar tus habilidades en esta área, puedes establecer mejores relaciones y más eficaces con tus empleados. Y esto, a su vez, hace que te respeten más como líder.

Si delegas de manera eficaz, tienes la posibilidad de aumentar la retención de personal

Cuanto mejor delegues, más eficaz será tu personal a la hora de realizar sus tareas. Esto ayudará a tu departamento a aumentar su productividad.

Al delegar la cantidad de trabajo será más razonable si asignas tareas a otras personas. De esta forma, podrás concentrar tu tiempo y energía en los proyectos que requieren tu conocimiento y experiencia

Como delegar tareas al equipo de trabajo y cumplir objetivos más rápido

Hay muchas formas de delegar, por ejemplo el modelo de delegación en 3 etapas: Evaluación, Entrega, Ayuda e Informe.

Evaluación

Aquí conviene evaluar los aspectos de la empresa, tu carga de trabajo y los integrantes de tu equipo de trabajo. Te ayudará a determinar qué se puede y qué se debería delegar y a quién se le podrían asignar diferentes proyectos.

La evaluación consiste en dos partes: evaluar la tarea y evaluar el personal. Ambas partes son importantes y, básicamente, te indicarán qué delegas y a quién.

La evaluación es la etapa que la mayoría de los gerentes se salta, porque se sienten presionados por el tiempo.

Esto puede crear un modelo en el que los gerentes intentan hacer demasiadas cosas solos y luego, cuando la carga de trabajo se vuelve demasiado grande, echan sus tareas a otros en el último momento.

Esto afecta el éxito de las tareas que se están llevando a cabo bien, y además puede perjudicar la relación entre el gerente y los empleados.

Entrega las tareas

Al momento de entregar actividades, por ejemplo si Luis, es el único integrante que sabe de diseño gráfico, entonces se le debería asignar a él actividades relacionadas al diseño. Pero si más de una persona lo podría hacer, usa otro criterio para la elección. Lo mejor será elegir a alguien que pueda aprender y crecer con esta tarea.

Busca deliberadamente oportunidades para desarrollar sus puntos débiles, en lugar de solo aprovechar sus puntos fuertes. Al delegar no solo se trata de llevar a cabo el trabajo, sino que deberás pensar estratégicamente en cómo aumentar el interés del personal.

Un punto importante en la entrega es comunicar las expectativas con respecto a las metas, los recursos y al calendario.

En la etapa de entrega, tendrás que dejar claro cuánta autonomía le darás al empleado para realizar esta tarea. Asegúrate de llegar a un acuerdo sobre esto. La autonomía es el nivel de independencia del que una persona goza para realizar una tarea. Uno de los problemas más comunes que surge en el momento de delegar es la falta de claridad sobre el nivel de autonomía que se asigna.

Estudios demuestran que la motivación está impulsada por tres factores: autonomía, maestría y propósito. Además de determinar el nivel de autonomía que le otorgas a un delegado, también tienes que darle la autoridad correspondiente.

La autoridad es el acceso y el poder de toma de decisiones necesarios para llevar a cabo una tarea. Cuando decides cuánta autoridad otorgar, es mejor dar de más que de menos. Si no das demasiada autoridad, el encargado tendrá que consultarte continuamente y esto alargará la tarea.

Ayuda e informe

Si las 2 etapas anteriores se han planeado correctamente, entonces las tareas y los resultados deberían fluir correctamente.

En este punto la ayuda y supervisión deben ser un factor importante. No debes dar por olvidada la tarea después de hacer la entrega, supervisa y evalúa el rendimiento en todo momento.

Cuando las tareas sean finalizadas, prepara un informe y evalúa si los resultados fueron los esperados, esto te permitirá agilizar tus acciones para la próxima vez que tengas que delegar.

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